申请及办理护照的手续流程
根据国家规定，办理护照需要本人携带身份证或者户口簿到户口所在地派出所、公安分县局出入境管理部门办理。根据各地情况不同办理周期一般为2-4周。领取时根据各地要求不同，可以代领。
参加者需要提供的材料
报名成功后，参加者需要提供所在学校开具的「在学证明」、所在学校的「组织机构代码证」、户口本复印件（盖章首页及本人页；集体户口只需本人页）、护照原件及复印件（最后一页需本人签名）.
* 所有材料应为三个月内有效证明材料
100%签证率
翔飞日本短期留学是中国驻日本大使馆的后援项目，同时被认定为“2008年日中青少年友好交流年”项目，为所有参加者办理的是访问签证。凡符合翔飞日本短期留学项目报名条件，且提供真实个人材料的参加者签证率为100%。
汇款手续流程及注意事项
汇款时请仔细与日中文化交流中心核对帐户信息，一般参加者可通过电子邮件、传真等方式获知帐户信息。汇款成功后，请务必保留汇款凭证，通过传真、扫描或拍照后通过电子邮件等方式发送至日中文化交流中心，经确认无误后方确认汇款成功。
对参加者不设日语水平要求
翔飞日本短期留学的文化课程有可能使用中、英、日三国语言授课。日语授课时配有同声翻译人员。生活中有全程的工作人员陪同，所以即使完全不懂日语，也可以轻松享受在日本的每一天。
对参加者不设押金
翔飞日本短期留学是中国驻日本大使馆教育处的后援项目，为国内大学生短期文化研修活动。参加者需提供所在大学的证明材料，无需交付押金。
参加者可选择国内出发地点
国内出发（和返回）地点有4个，分别为：北京、上海、大连、广州。参加者可在4地中自由选择。
（*注：出发地即为返回地）请参加者在报名后即使与主办方联系，出发（和返回）地点一经确认后无法修改。）
海外保险及突发事件
参加者可自由加入日本JI海外保险，在日期间如遇到受伤、生急病或意外时，所有医疗及相关费用均可报销。参加者在行程中如遇突发事件，需及时与工作人员取得联系。
出发前的注意事项
出发前日中文化交流中心会为每一位参加者发送邮件，强调注意事项，同时为每人准备好一本《翔飞日本注意事项手册》，该手册记录了行程中的行为准则、紧急联络方式、礼仪规范、常用日语等内容，请大家妥善保管。
临时取消行程的注意事项
如果因为自己的原因，交钱以后不能参加这期活动的话，原则上可以转到下一期。但需要视取消的时间决定是否需要扣除机票预定金、房间预定金等费用。请所有报名者慎重对待。